Księga wieczysta – dlaczego warto przeanalizować jej treść przed zakupem mieszkania lub domu?

Czym jest księga wieczysta i gdzie sprawdzić jej treść online przed zakupem?

Księga wieczysta to publiczny rejestr prowadzony przez sąd rejonowy, który opisuje stan prawny nieruchomości i który możesz bezpłatnie przeglądać online w systemie Elektroniczne Księgi Wieczyste (EKW).

Księga wieczysta to jedyny oficjalny dokument, który pokazuje stan prawny mieszkania lub domu przed zakupem.

Każda księga wieczysta składa się z czterech działów: I-O i I-Sp (opis nieruchomości i udziałów), II (właściciel), III (prawa i roszczenia osób trzecich) oraz IV (hipoteki). Jawność ksiąg oznacza, że treść wpisów jest dostępna dla każdego, kto zna numer KW. Sam podgląd online jest bezpłatny, natomiast urzędowy dokument w formie odpisu lub wyciągu jest płatny.

Podstawową zasadą funkcjonowania KW jest rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych. Chroni ona nabywcę działającego w zaufaniu do treści księgi: jeżeli kupujesz nieruchomość od osoby wpisanej w dziale II, prawo co do zasady chroni Twój zakup, nawet gdy księga jest nieaktualna, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie, w szczególności przy wpisanych wzmiankach o wnioskach oraz przy nabyciu w złej wierze.

Przy dokumencie do samodzielnego wydruku z EKW opłata wynosi obecnie 20 zł za odpis zwykły, 50 zł za odpis zupełny oraz od 5 zł do 20 zł za wyciąg z jednego lub kilku działów.

Przy dokumencie papierowym wysyłanym korespondencyjnie stawki są wyższe i wynoszą odpowiednio 30 zł, 60 zł oraz od 15 zł do 30 zł za wyciąg z jednego do czterech działów. Do zamówienia odpisu wystarczy numer KW, nie trzeba wykazywać interesu prawnego. Do własnej analizy historii przydaje się przede wszystkim odpis zupełny, natomiast notariusz i bank w toku transakcji oczekują zwykle odpisu zwykłego.

• Podgląd treści KW online pozwala sprawdzić aktualne wpisy, a przy wyborze treści zupełnej także wcześniejsze, wykreślone wpisy.
• Odpis zwykły potwierdza aktualne wpisy i służy jako dokument urzędowy dla banku lub notariusza.
• Odpis zupełny zawiera także wpisy wykreślone, co ułatwia analizę historii nieruchomości.

Jak znaleźć właściwą księgę po numerze i potwierdzić, że dotyczy tej nieruchomości?

Aby mieć pewność, że przeglądasz właściwą księgę, musisz uzyskać numer KW od sprzedającego, a następnie porównać dane z działu I-O z adresem, numerem działki oraz dokumentami nieruchomości.

System EKW nie pozwala wyszukiwać po adresie ani po nazwisku właściciela, dlatego numer KW dostajesz z ogłoszenia, od pośrednika albo bezpośrednio od właściciela. Numer składa się z oznaczenia sądu, numeru kolejnego i cyfry kontrolnej. Po wpisaniu go w EKW od razu widzisz, czy księga dotyczy mieszkania, domu, działki czy prawa spółdzielczego.

W dziale I-O sprawdzasz adres, numer działki oraz rodzaj nieruchomości. Dane muszą być spójne z umową przedwstępną, wypisem z ewidencji gruntów i budynków albo zaświadczeniem spółdzielni. Jeżeli w KW widzisz inny adres, inną powierzchnię lub inny typ prawa niż w dokumentach od sprzedającego, potraktuj to jako sygnał do wyjaśnienia sytuacji przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy.

• Poproś o numer KW na etapie rezerwacji i nie zgadzaj się na „tajemnicę księgi”.
• Porównaj dane z KW z dokumentami z urzędu gminy, starostwa lub spółdzielni.
• Zgłoś każdą rozbieżność notariuszowi, zanim podpiszesz umowę przedwstępną lub deweloperską.

Jak czytać działy I-O i I-Sp oraz co oznaczają opis lokalu, udział i sposób korzystania?

Dział I-O opisuje samą nieruchomość (adres, numer działki, powierzchnię, rodzaj prawa), a dział I-Sp wskazuje udział w nieruchomości wspólnej oraz sposób korzystania z lokalu, miejsc postojowych i części wspólnych.

W dziale I-O znajdziesz adres, numer działki ewidencyjnej, powierzchnię gruntu lub lokalu oraz informację, czy chodzi o dom, lokal mieszkalny, lokal użytkowy, czy na przykład spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Przy mieszkaniu w bloku ważny jest także opis nieruchomości wspólnej, czyli budynku i działki, na której stoi.

Dział I-Sp przedstawia udział w nieruchomości wspólnej, najczęściej zapisany w formie ułamka, typu 51/1000. Ten udział odpowiada za prawo do korzystania z klatki schodowej, dachu, wind, a często także miejsc postojowych w garażu. Zdarza się, że w tym dziale opisuje się także sposób korzystania, na przykład „prawo wyłącznego korzystania z ogródka przy lokalu nr X” lub „miejsce postojowe nr Y w garażu podziemnym”.

• Sprawdź, czy powierzchnia i adres z działu I-O zgadzają się z ofertą oraz dokumentami od sprzedającego.
• Zwróć uwagę na rodzaj prawa – odrębna własność lokalu, dom na własnej działce czy prawo spółdzielcze oznaczają inne obowiązki i ryzyka.
• Przeczytaj dokładnie opis udziału i sposobu korzystania, jeżeli kupujesz miejsce postojowe, ogródek lub udział w kilku lokalach.

Co należy zweryfikować w dziale II, czyli kto jest właścicielem i czy przeniesienie własności jest możliwe?

Dział II wskazuje właściciela lub użytkownika wieczystego oraz podstawę nabycia, a osoba wymieniona w tym dziale musi pokrywać się z osobą, z którą podpisujesz umowę sprzedaży.

W tym dziale widzisz, czy właściciel jest jeden, czy kilku, czy właścicielami są małżonkowie oraz na jakiej podstawie przenieśli własność na siebie (akt notarialny sprzedaży, darowizna, spadek, podział majątku). Jeżeli wpis dotyczy małżonków, a na umowę przychodzi tylko jedna osoba, notariusz będzie oczekiwał zgody współmałżonka albo odpowiedniego orzeczenia sądu.

Zwróć uwagę na dokumenty, które stanowią podstawę wpisu. Jeżeli wiele lat temu toczyło się postępowanie spadkowe, a w dziale II wciąż widać zmarłego właściciela, konieczne będzie uregulowanie spadku przed sprzedażą. Przy skomplikowanych sytuacjach rodzinnych dział II sygnalizuje, że przed finalizacją transakcji trzeba uporządkować stan prawny, inaczej sąd wieczystoksięgowy odmówi wpisania Cię jako nowego właściciela.

• Porównaj dane z działu II z dowodami osobistymi i danymi stron umowy.
• Sprawdź, czy podstawa nabycia jest jasna i wynika z prawomocnego orzeczenia albo aktu notarialnego.
• Przy spadkach, rozwodach lub podziałach majątku zaplanuj dodatkowe dokumenty, zanim zapłacisz cenę za nieruchomość.

Jakie ryzyka kryją wpisy i wzmianki w dziale III, takie jak roszczenia, służebności, egzekucje i ostrzeżenia?

Dział III pokazuje prawa, roszczenia i ograniczenia związane z nieruchomością, a pusty dział III najczęściej oznacza brak umówionych praw osób trzecich, chociaż nie wyklucza praw, które z mocy ustawy są skuteczne także bez wpisu, na przykład roszczeń z tytułu dożywocia.

Wpisy w dziale III dotyczą roszczenia o przeniesienie własności na inną osobę, prawa pierwokupu, najmu długoterminowego, dożywocia, służebności osobistych (na przykład dożywotniego zamieszkiwania) albo służebności przejazdu i przechodu. Pojawiają się tu także ostrzeżenia o niezgodności stanu prawnego ujawnionego w księdze ze stanem rzeczywistym oraz wpisy o wszczęciu egzekucji z nieruchomości.

Szczególną uwagę zwróć na wzmianki o złożonych wnioskach. Sama wzmianka nie ujawnia szczegółowej treści, pokazuje jedynie, że sąd prowadzi postępowanie w sprawie zmiany wpisów. W takiej sytuacji zażądaj od sprzedającego dokumentów dołączonych do wniosku albo poproś notariusza o ustalenie, czego dotyczy postępowanie. Brak reakcji na wzmiankę z działu III naraża Cię na zakup nieruchomości, której stan prawny za chwilę ulegnie niekorzystnej zmianie, a od chwili wpisania wzmianki rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych jest wyłączona w zakresie wpisu, którego dotyczy wniosek. Oznacza to, że nie ma już możliwości powołania się na dobrą wiarę co do tej zmiany.

Przy złożonych wpisach, na przykład rozbudowanych służebnościach albo skomplikowanych roszczeniach, prawnik lub notariusz korzysta z prawa wglądu w akta księgi wieczystej w sądzie wieczystoksięgowym. To tam znajdują się dokumenty źródłowe, takie jak akty notarialne, decyzje administracyjne czy postanowienia sądu. Dostęp do akt przysługuje osobom z interesem prawnym, w tym pełnomocnikowi działającemu w Twoim imieniu.

• Dożywocie lub służebność osobista mieszkania oznacza, że określona osoba ma prawo zamieszkiwania w lokalu niezależnie od zmiany właściciela.
• Egzekucja z nieruchomości informuje, że komornik prowadzi postępowanie, a wierzyciel dochodzi roszczeń z tej nieruchomości.
• Ostrzeżenie o niezgodności księgi ze stanem rzeczywistym sygnalizuje spór lub rozbieżności, które trzeba wyjaśnić przed transakcją.

Co oznaczają obciążenia w dziale IV i jak bezpiecznie kupić nieruchomość z hipoteką?

Dział IV zawiera hipoteki, które zabezpieczają wierzytelności, najczęściej kredyt hipoteczny banku, a zakup nieruchomości z hipoteką jest bezpieczny, jeśli ustalisz sposób spłaty i wykreślenia zabezpieczenia w umowie i dokumentach bankowych.

Hipoteka bywa wpisana na kwotę wyższą niż aktualne saldo kredytu, ponieważ obejmuje także odsetki i koszty. Dlatego przed transakcją poproś sprzedającego o zaświadczenie z banku z dokładnym saldem i warunkami zwolnienia hipoteki. W umowie sprzedaży ustal podział płatności: część ceny trafia bezpośrednio na rachunek banku w wysokości zadłużenia, a pozostała kwota na rachunek sprzedającego.

Przykład: kupujesz mieszkanie za 600 000 zł, w dziale IV wpisana jest hipoteka na 450 000 zł, a z zaświadczenia banku wynika, że saldo kredytu wynosi 300 000 zł. W umowie zapisujesz, że 300 000 zł trafia na rachunek banku, a 300 000 zł na rachunek sprzedającego. Po spłacie bank wystawia oświadczenie o zgodzie na wykreślenie hipoteki i załączasz je do wniosku o zmianę wpisu w KW.

Jak rozpoznać czerwone flagi, w tym hipotekę łączną, użytkowanie wieczyste, brak dostępu do drogi i niezgodności w KW?

Czerwone flagi w księdze wieczystej to takie wpisy i rozbieżności, które podnoszą ryzyko problemów prawnych albo ograniczają swobodę korzystania z nieruchomości.

Hipoteka łączna oznacza, że jedna hipoteka obciąża kilka nieruchomości jednocześnie. Wierzyciel ma wtedy prawo dochodzić spłaty z każdej z nich, co przy zakupie pojedynczego mieszkania z taką hipoteką wymaga szczególnie starannego ułożenia transakcji i komunikacji z bankiem. Użytkowanie wieczyste w dziale II zamiast pełnej własności gruntu oznacza, że płacisz opłatę roczną i obowiązują Cię przepisy o użytkowaniu wieczystym, chyba że grunt został przekształcony we własność.

Brak dostępu do drogi publicznej w opisie nieruchomości albo brak odpowiedniej służebności w dziale III potrafi utrudnić korzystanie z domu lub działki. Niezgodności między opisem powierzchni, numerem działki czy rodzajem prawa w KW a stanem faktycznym to sygnał, że trzeba sięgnąć do dokumentów źródłowych i ustaleń w urzędach. Przy wielu takich sygnałach rozsądniej jest poszukać innej nieruchomości niż liczyć na to, że sytuacja sama się wyjaśni.

Jak porównać księgę lokalu z księgą gruntu i częścią wspólną na rynku pierwotnym i wtórnym?

Przy mieszkaniu analizujesz co najmniej jedną księgę wieczystą, a często dwie, ponieważ osobne księgi mogą istnieć dla lokalu, miejsca postojowego oraz samego gruntu.

Na rynku wtórnym najczęściej istnieje księga dla lokalu, w której w dziale II widnieje Twoje przyszłe prawo własności, a w działach I-O i I-Sp opisany jest udział w nieruchomości wspólnej. Przy garażu podziemnym w dużych inwestycjach spotyka się też oddzielną księgę dla udziału w hali garażowej i przyporządkowanego miejsca postojowego. W takiej sytuacji trzeba przeanalizować wszystkie księgi, które pojawiają się w projekcie umowy.

Na rynku pierwotnym często istnieje jedynie księga gruntu, na którym deweloper buduje budynek. Dział III i IV potrafią zawierać wpisy dotyczące służebności na rzecz mediów, drogi dojazdowej czy hipoteki zabezpieczającej kredyt dewelopera. Umowa deweloperska powinna jasno wskazywać, w jaki sposób z księgi gruntu zostaną wyodrębnione lokale i jak powstaną nowe księgi dla poszczególnych mieszkań.

Jak krok po kroku zabezpieczyć transakcję po analizie KW, w tym dokumenty, zapisy umowy i rozliczenie płatności?

Analiza treści księgi wieczystej ma sens wtedy, gdy przekładasz wnioski na konkretne zapisy w umowie i powiązane z nimi zasady rozliczenia ceny nieruchomości.

Najpierw pobierz odpis zwykły lub zupełny księgi i porównaj go z dokumentami sprzedającego, projektem umowy oraz informacjami od banku, jeżeli korzystasz z kredytu. Zaznacz wszystkie elementy, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń: hipotekę, roszczenia w dziale III, służebności, użytkowanie wieczyste czy wzmianki o toczących się postępowaniach. Następnie z notariuszem ustal, jakie zapisy wprowadzić do umowy, aby uwzględnić te ryzyka.

1. Przygotuj pełny pakiet dokumentów – odpis KW, dokumenty własności, zaświadczenia spółdzielni, zaświadczenie z banku o saldzie kredytu sprzedającego.
2. Porównaj treść księgi z projektem umowy – nazwy stron, opis nieruchomości, numer KW, wpisy w działach III i IV.
3. Dodaj zapisy warunkowe – na przykład rozliczenie zadatku lub zaliczki, jeśli pojawi się nowy wpis w KW między umową przedwstępną a aktem przenoszącym własność.
4. Ustal bezpieczny sposób płatności – przelew części ceny bezpośrednio do banku sprzedającego, rachunek powierniczy lub wypłata ceny dopiero po spełnieniu określonych warunków.
5. Zapewnij wnioski do sądu wieczystoksięgowego – wpis Twojego prawa własności oraz, w razie potrzeby, wykreślenie hipoteki i nieaktualnych roszczeń.

Słowniczek pojęć

FAQ – najczęściej zadawane pytania